As dificuldades para se atingir metas é algo frequentemente presente na rotina de empresas e organizações, sejam elas privadas ou públicas. Isso decorre, principalmente, do fato de que não basta apenas traçar objetivos claros, mas também estabelecer de forma pragmática o caminho para atingi-los. Em outras palavras, o problema, na maioria das vezes, reside na estruturação do processo a ser empregado para que um resultado final seja alcançado.

O método (caminho) de gestão para a solução de problemas é único, embora possua diferentes denominações por questões meramente comerciais. O objetivo deste artigo é explanar, de forma resumida, os principais pontos conceituais da metodologia de gestão PDCA.

O que é o PDCA?

Conceitualmente, o PDCA demonstra ser um método muito simples – e, de fato, é. No entanto, em geral as empresas que o utilizam de forma correta percebem no decorrer dos anos que quanto mais se aprofundam neste método, mais se certificam de sua complexidade e sua exigência de aprendizado. Na realidade, o PDCA possui uma teoria de fácil compreensão, porém uma prática complexa que exige muito comprometimento da equipe envolvida.

Em suma, o PDCA é formado por quatro etapas: Planejamento, Execução, Verificação e Ação, ou, no original, Plan, Do, Check and Act. Todas elas devem ser suportadas sempre por dois pilares: Disciplina e Organização. Sem o engajamento entre estes dois planos, o avanço do método torna-se inviável e sua credibilidade, perdida. Por este motivo, sempre antes de iniciar um projeto de gestão, é necessário deixar claro aos líderes a importância de se cumprir, com organização e disciplina, as etapas do método. Caso isto não aconteça haverá um atraso nas ações o que comprometerá certamente os resultados almejados.

Etapas do PDCA

1. Planejamento (Plan)

A primeira e mais importante etapa do método é o Planejamento. Nela são definidas as metas da empresa e elaboradas as ações que garantirão o alcance destas metas. É preciso ressaltar que a elaboração das metas não é uma tarefa simples. As metas precisam ser definidas a partir de várias análises históricas, por cluster e por parâmetros relevantes ao negócio da empresa. Trata-se de uma fase árdua, demorada e que exige muitos estudos e formação de conhecimento.

Uma vez definidas as metas, é necessário elaborar o plano de ação que conterá todas as iniciativas, que quando executadas levarão ao alcance do objetivo principal. Nesta fase são usadas algumas ferramentas de gestão de qualidade que auxiliam na organização das informações, tais como: o Diagrama de Ishikawa e o Plano de Ação 5W2H.

2. Execução (Do) e Verificação (Check)

Após o planejamento se inicia a etapa de execução do plano de ação. É nesta fase que a disciplina e organização se torna ainda mais essenciais. A partir do que foi proposto, as equipes precisam se organizar para colocar em prática as ações. É inútil elaborar ótimas ações e não coloca-las em prática. Assim para garantir o sucesso desta etapa é necessário implantar uma sistemática de verificação de ações com o objetivo de cobrar aos responsáveis o cumprimento dos prazos acordados. Desta forma, é também cumprida mais uma etapa do método que consiste na verificação dos
resultados. Nesta, além da cobrança da execução das ações, é feito também uma avaliação dos resultados obtidos até o momento.

Aqui costumamos dizer que se os resultados não foram alcançados, é devido à um destes dois motivos: ou as ações elaboradas não foram executadas ou foram executadas porém ineficientes no bloqueio das causas raízes do problema.

3. Ação (Act)

A última etapa do método é denominada Ação e consiste na padronização das ações eficazes, que tiveram êxito no alcance das metas. Em contrapartida, caso o resultado não foi alcançado é feito a análise de desvio com a finalidade de identificar as causas do problema e elaborar as contra medidas (novas ações de bloqueio).

Por fim, é possível concluir que o método PDCA além de garantir o alcance das metas, se bem executado, viabiliza e promove o aprendizado continuo da equipe, pois exige uma rotina de estudos de todos os envolvidos. Esse método transforma a empresa em uma escola, instituindo na mente dos funcionários o apreço pelo alcance de metas e pela busca por mais conhecimento.